Modernizim i sistemeve të vjetra, me faza dhe pa ndalur punën

Kur duhet modernizuar një sistem i vjetër

Shumë biznese dhe institucione punojnë ende me programe të ndërtuara para shumë vitesh, shpesh nga një firmë që nuk ekziston më ose nga një programues që ka ikur. Sistemi punon, por çdo ndryshim bëhet më i rrezikshëm se i pari. Shenjat që ka ardhur koha:

• askush nuk e di me siguri çfarë prish një ndryshim i vogël;
• kodin e njeh vetëm një person, ose askush;
• programi punon vetëm në një kompjuter ose server të vjetër;
• nuk lidhet dot me fiskalizimin, me bankën ose me programet e reja;
• përditësimet e sigurisë për teknologjinë që përdor kanë mbaruar;
• stafi mban Excel anash, sepse sistemi nuk bën atë që i duhet.

Një nga këto mjafton për ta parë sistemin më nga afër. Disa bashkë zakonisht tregojnë se një plan sot kushton më pak se një ndërhyrje urgjente më vonë.

Auditimi: hapi i parë

Para se të propozojmë ndonjë zgjidhje, e studiojmë sistemin nga brenda. Shohim kodin dhe pjesët që ndryshojnë më shpesh, bazën e të dhënave dhe cilësinë e saj, çdo program tjetër që merr ose dërgon të dhëna, ku dhe si funksionon sistemi, si ruhen kopjet rezervë dhe cilat funksione i përdor vërtet stafi.

Në fund merrni një raport me shkrim dhe një plan: çfarë mbahet, çfarë rindërtohet, çfarë hiqet, me çfarë radhe dhe çfarë sjell secila fazë. Planin mund ta zbatoni me ne ose me ekipin tuaj.

Auditimi tregon edhe kur modernizimi nuk ia vlen ende: nëse sistemi është i qëndrueshëm, ndryshon rrallë dhe merr ende përditësime, jua themi hapur.

Pjesë pas pjese, jo gjithçka njëherësh

Zëvendësimi i gjithë sistemit në një ditë të vetme është rruga më e rrezikshme: muaj pune dalin në përdorim njëherësh dhe çdo gabim shfaqet pikërisht kur stafi po punon. Ne preferojmë modernizimin me faza.

Para sistemit të vjetër vendosim një shtresë të hollë që vendos ku shkon çdo kërkesë. Rindërtojmë një pjesë në një kohë, për shembull klientët, faturimin ose raportet, dhe kur pjesa e re është testuar, shtresa i dërgon kërkesat aty. Sistemi i vjetër vazhdon të bëjë gjithçka tjetër. Pjesë pas pjese, sistemi i ri merr gjithë punën dhe i vjetri fiket kur nuk ka më asgjë për të bërë.

Çdo fazë është mjaft e vogël për t'u testuar mirë dhe për t'u kthyer pas nëse duhet, ndërsa përdoruesit marrin përmirësime gjatë rrugës, jo vetëm në fund.

Gjatë rrugës shtojmë edhe atë që sistemeve të vjetra u mungon zakonisht: teste të automatizuara, një proces të rregullt publikimi dhe monitorim, që çdo ndryshim i ardhshëm të jetë më i sigurt se i mëparshmi.

Të dhënat kalojnë të plota

Të dhënat janë shpesh pjesa më e vlefshme e një sistemi të vjetër: vite me klientë, fatura dhe dokumente. I lidhim me modelin e ri fushë për fushë, pastrojmë dublikatat dhe regjistrimet e prishura bashkë me stafin tuaj dhe e provojmë kalimin disa herë mbi kopje, para kalimit të vërtetë.

Kur dy sistemet punojnë njëkohësisht, të dhënat mbahen të njëjta në të dyja. Para çdo kalimi krahasojmë numrin e regjistrimeve dhe totalet kryesore dhe mbajmë gati një plan kthimi, derisa ju të konfirmoni që gjithçka përputhet.

Planifikojmë edhe të dhënat që nuk janë në sistem: dokumentet në dosje të përbashkëta, skedarët Excel anash dhe informacionin që gjendet vetëm në email, që sistemi i ri të nisë i plotë.

Modernizim për biznese dhe institucione

Për bizneset, modernizimi shpesh nis nga një lidhje që sistemi i vjetër nuk e bën dot: me fiskalizimin, me bankën ose me një dyqan online. Këtë pjesë e mbulon shërbimi ynë për fiskalizim dhe fintech. Kur sistemi duhet kaluar nga serveri në zyrë në cloud, punojmë me ekipin tonë të cloud dhe DevOps.

Kur një pjesë e vetme e sistemit shkakton shumicën e problemeve, faza e parë mund të merret vetëm me të, dhe pjesa tjetër e planit pret derisa të shihni rezultatin.

Për institucionet publike, fazat planifikohen sipas procedurave dhe miratimeve të tyre, me dokumentim që stafi mund ta përdorë edhe pas nesh. Kur auditimi tregon se nuk ka shumë për të ruajtur, ndërtojmë një sistem të ri përmes shërbimit tonë të softuerit të personalizuar. Për të nisur, na kontaktoni me një përshkrim të shkurtër të sistemit dhe të punës që bën.